Nell'OPAC le pubblicazioni sono registrate in unità informative dette record bibliografici.

Ogni record contiene la descrizione di un documento, ne indica le caratteristiche bibliografiche (titolo, autore, editore, luogo di edizione, soggetti, classi etc.) e fornisce informazioni sulla sua disponibilità in biblioteca (collocazione, annate possedute per i periodici, numero di copie per gli altri materiali, condizioni per il prestito etc.).

Ogni record è suddiviso in campi e ciascun campo contiene una parte della descrizione: esiste un campo per il titolo, uno per l'autore, uno per il luogo di pubblicazione etc. L'insieme di tutti i record del catalogo forma una griglia di informazioni, che nel suo insieme viene chiamata database, oppure base di dati o banca dati.

L'interrogazione dell'OPAC consiste proprio nella ricerca di uno o più elementi contenuti nei diversi campi del record.