Nell'OPAC le pubblicazioni periodiche sono registrate in unità informative dette record.

Ogni record contiene la descrizione di un documento, ne indica le caratteristiche bibliografiche (titolo, autore, editore, luogo di edizione, etc.) e fornisce informazioni sulla sua disponibilità in biblioteca (collocazione, annate possedute per i periodici, condizioni per la fornitura dei documenti, etc.).

Ogni record a sua volta è suddiviso in campi, e ciascun campo contiene una parte della descrizione: esiste un campo contenente il titolo, uno l'autore, uno il luogo di pubblicazione, etc.

L'insieme di tutti i record del catalogo forma una griglia di informazioni, che nel suo insieme viene chiamata database, oppure base di dati o banca dati.